Semakin bertumbuhnya sebuah perusahaan biasanya diiringi dengan bertambahnya kebutuhan perusahaan untuk menjalankan operasional sehari-hari. Salah satu diantaranya adalah kebutuhan untuk mengelola sumber daya manusia dari perusahaanya. Ketika sumber daya manusianya masih sedikit, barangkali semua proses yang berkaitan dengan administrasi karyawan masih bisa dikelola dengan cara lama (serba manual). Namun ketika jumlah karyawan semakin meningkat, pengelolaan administrasi karyawan dengan cara lama akan cukup merepotkan. Proses tersebut akan sangat menyita waktu dan tenaga. Alhasil perusahaan tidak bisa fokus dalam mengembangkan bisnisnya, hanya terjebak dengan permasalahan operasional teknis sehari-hari.
Salah satu solusi yang bisa digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut ialah dengan penggunaan system. Sebuah sistem informasi manajemen yang mampu mengelola kebutuhan administrasi karyawan secara lebih baik dan efisien. Mulai dari proses awal yaitu proses rekrutmen karyawan sampai dengan proses akhir penggajian. Dengan penggunaan sistem tersebut perusahaan memiliki kendali yang sifatnya terpusat. Kebutuhan seperti monitoring pun menjadi lebih mudah dan relatif lebih akurat.
Sistem pengelolaan administrasi karyawan tersebut dikenal dengan istilah HRIS (Human Resource Information System). Sistem tersebut setidaknya memiliki tiga modul pokok yang berfungsi untuk pengelolaan sehari-hari, diantaranya adalah:
Sistem Penyimpanan Data Pegawai
Seluruh data karyawan perusahaan disimpan dan dapat dimonitoring dari sistem HRIS. Dengan adanya data tersebut perusahaan menjadi tahu pengklasifikasian karyawan yang ada di perusahaanya. Mulai dari jenis kelamin, asal daerah, umur rata-rata karyawan, dan lain sebagainya.
Sistem Kehadiran Karyawan
Modul HRIS dilengkapi dengan fitur kehadiran yang bisa digunakan untuk pengelolaan jadwal kerja karyawan, monitoring kehadiran masing-masing karyawan. Proses izin karyawan juga bisa dilakukan dengan modul tersebut. Sehingga pihak perusahaan dapat memantau secara mudah karena semua data sudah tersaji dalam satu sistem.
Sistem Payroll (Penggajian)
Dalam sistem HRIS kita bisa memberikan pengaturan yang spesifik kepada masing-masing karyawan, seperti komponen penerimaan gaji. Dimana pengaturan tersebut nantinya akan digunakan di modul payroll untuk melakukan perhitungan gaji masing-masing karyawan.
Ketika waktu penggajian tiba, perusahaan tidak lagi harus menghitung secara manual gaji masing-masing karyawan. Namun cukup menjalankan modul payroll untuk menghitung secara otomatis sesuai dengan komponen gaji yang telah diatur di sistem.
Setidaknya itulah tiga modul utama yang ada dalam HRIS. Masing-masing modul biasanya memiliki detail fiturnya masing-masing untuk mendukung proses pengelolaan karyawan. Sementara untuk fitur-fitur lainnya biasanya bersifat tambahan, yang mana hal tersebut disesuaikan dengan proses operasional dari perusahaan masing-masing.
