Dalam berbisnis salah satu hal yang sangat penting ialah aktivitas pencatatan. Dengan pencatatan kita bisa melihat bagaimana bisnis kita bisa berjalan sesuai dengan target dan tujuan kita atau tidak. Dengan adanya pencatatan yang baik, kita menjadi memiliki sebuah data acuan yang valid mengenai kondisi bisnis kita. Jika bisnis kita tidak menerapkan pencatatan yang baik sudah pasti itu akan menjadi hal yang tidak baik bagi perkembangan bisnis kita.
Bentuk upaya dalam melakukan pencatatan yang baik setidaknya bisa dibagi menjadi 3 jenis, yaitu:
1. Pencatatan Manual
Pencatatan manual artinya proses bisnis masih dilakukan tanpa adanya bantuan dari sebuah sistem. Kebanyakan aktifitas masih dilakukan di sebuah lembaran kertas, dan sesekali paling hanya menggunakan alat bantu hitung.
2. Pencatatan Semi Manual
Pencatatan semi manual bisa dikatakan dalam proses bisnisnya sudah dibantu dengan pemanfaatan beberapa aplikasi, namun belum sepenuhnya diterapkan di seluruh aktivitas bisnisnya. Contohnya adalah ketika kita melakukan aktivitas pencatatan menggunakan aplikasi excel.
3. Pencatatan Melalui Sistem
Untuk jenis pencatatan yang ketiga ini bisa dibilang hampir seluruh aktivitas bisnis dilakukan melalui system. Mulai dari hulu hingga hilirnya. Sudah sangat minim aktivitas yang dilakukan secara manual karena segala kebutuhan sudah difasilitasi oleh sistem.
Nah disini kita akan bahas beberapa poin yang menunjukan bahwa betapa pentingnya sebuah sistem jika kita terapkan dalam bisnis kita. Inti dari sebuah bisnis adalah penjualan, maka yang harus benar-benar difokuskan terlebih dahulu adalah pada proses tersebut. Dalam proses penjualan yang sudah menggunakan sistem biasanya terdapat sebuah aplikasi yang sering kita jumpai jika kita berbelanja di sebuah minimarket ataupun toko-toko lainya. Aplikasi tersebut digunakan oleh kasir untuk merekap pembelian yang telah dilakukan oleh pembeli. Ketika pembeli melakukan pembayaran maka aplikasi tersebut akan menghasilkan sebuah struk yang berisi data belanjaan yang sudah dibayar oleh pembeli. Nah itu adalah salah satu bagian dari Sistem POS (POINT OF SALES) dimana sangat berguna dalam proses pencatatan transaksi penjualan.
Tidak hanya membantu saat proses penjualan terjadi, namun ada beberapa poin lain yang akan sangat membantu proses bisnis kita jika kita menggunakan Sistem POS ini. Berikut beberapa manfaat pentingnya.
1. Pencatatan stok barang menjadi lebih mudah, setiap transaksi yang dilakukan akan secara otomatis memperbarui data stok barang yang kita jual.
2. Data transaksi tercatat secara rapi, sehingga kita akan lebih mudah untuk membaca ataupun menelusuri riwayat transaksi yang sudah terjadi.
3. Memberikan laporan penjualan usaha Anda secara langsung atau online.
4. Segala macam bentuk perubahan terhadap data menu seperti harga dapat dilakukan dengan cepat.
5. Mencetak struk pembelian bagi pelanggan, sehingga kita tidak perlu lagi menggunakan kertas nota/kwitansi secara manual.
6. Dengan kalkulasi otomatis, kasir tidak perlu repot menghitung kembalian dan mempercepat proses transaksi, sehingga dapat mengurangi antrian.
